Brkmakassar.com – Menjalankan usaha bukan hanya soal menjual produk dan mendapatkan pelanggan. Kamu juga perlu tahu berapa uang yang masuk, berapa uang yang keluar, dan berapa keuntungan yang benar-benar tersisa. Tanpa pencatatan yang rapi, uang usaha bisa terasa cepat habis meskipun penjualan terlihat ramai.
Itulah mengapa mencatat pemasukan dan pengeluaran menjadi kebiasaan penting bagi setiap pemilik usaha, mulai dari bisnis rumahan, toko kecil, usaha kuliner, hingga bisnis online. Kamu tidak harus langsung menggunakan software akuntansi yang rumit. Buku tulis, spreadsheet, atau aplikasi pembukuan sederhana sudah bisa menjadi langkah awal.
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mencatat pemasukan dan pengeluaran usaha secara praktis, contoh tabel yang bisa ditiru, kesalahan yang perlu dihindari, serta tips agar pencatatan keuangan menjadi kebiasaan yang mudah dilakukan setiap hari. 
Mengapa Pemasukan dan Pengeluaran Usaha Harus Dicatat?
Sebagian pelaku usaha masih mengandalkan ingatan untuk mengetahui kondisi keuangan bisnisnya. Mereka merasa cukup melihat saldo rekening atau uang tunai yang tersedia. Padahal, saldo yang terlihat belum tentu menunjukkan keuntungan sebenarnya.
Misalnya, kamu memiliki uang Rp5 juta di rekening usaha. Jumlah tersebut mungkin terlihat cukup besar, tetapi sebagian uang bisa saja digunakan untuk membayar pemasok, tagihan sewa, atau pesanan barang yang belum datang. Jika semua uang dianggap sebagai keuntungan, kamu berisiko memakai dana yang sebenarnya dibutuhkan untuk operasional.
Dengan mencatat setiap transaksi, kamu bisa mengetahui kondisi keuangan secara lebih jelas. Berikut beberapa manfaatnya:
- Mengetahui arus kas: kamu dapat melihat kapan uang masuk dan kapan harus membayar pengeluaran.
- Menghitung keuntungan: pemasukan dan biaya yang tercatat membantu kamu menghitung hasil usaha dengan lebih akurat.
- Mengontrol pengeluaran: kamu bisa menemukan biaya yang terlalu besar atau tidak terlalu diperlukan.
- Mengatur modal usaha: pencatatan membantu memperkirakan kebutuhan uang untuk membeli stok dan menjalankan operasional.
- Membantu mengambil keputusan: data transaksi dapat menjadi dasar untuk menentukan harga, promosi, dan rencana pengembangan usaha.
- Mempermudah evaluasi: kamu bisa membandingkan kondisi usaha dari minggu ke minggu atau dari bulan ke bulan.
Intinya, pencatatan keuangan bukan hanya pekerjaan administrasi. Kebiasaan ini membantu kamu memahami bisnis dan mengurangi keputusan yang hanya berdasarkan perkiraan.
Pahami Perbedaan Pemasukan, Pengeluaran, dan Keuntungan
Sebelum mulai mencatat, ada baiknya kamu memahami tiga istilah dasar yang sering digunakan dalam keuangan usaha.
Pemasukan Usaha
Pemasukan adalah uang yang diterima usaha dalam suatu periode. Sumbernya bisa berasal dari penjualan produk, pembayaran jasa, atau pendapatan lain yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Namun, jangan langsung menganggap semua uang yang masuk sebagai pendapatan penjualan. Tambahan modal dari pemilik, pinjaman, dan transfer antar rekening usaha perlu dicatat secara terpisah agar laporan tidak menunjukkan pendapatan yang lebih besar dari keadaan sebenarnya.
Pengeluaran Usaha
Pengeluaran adalah uang yang dibayarkan untuk menjalankan usaha atau memenuhi kewajiban bisnis. Contohnya pembelian bahan baku, stok barang, kemasan, biaya pengiriman, listrik, sewa tempat, gaji, dan biaya promosi.
Pengeluaran sebaiknya dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Dengan begitu, kamu dapat mengetahui biaya mana yang paling banyak menyerap uang dan bagian mana yang masih bisa dibuat lebih efisien.
Keuntungan Usaha
Keuntungan secara sederhana adalah pendapatan dikurangi biaya yang terkait dengan usaha. Perhitungan keuntungan yang sebenarnya bisa lebih terperinci karena perlu mempertimbangkan biaya barang terjual, biaya operasional, pajak, penyusutan, dan unsur lain sesuai kondisi bisnis.
Jadi, jumlah pemasukan tidak sama dengan keuntungan. Usaha yang menerima uang Rp10 juta dalam sebulan belum tentu untung Rp10 juta karena ada biaya yang harus dibayar.
Cara Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran Usaha dengan Benar
Pisahkan Keuangan Pribadi dan Keuangan Usaha
Langkah pertama yang sebaiknya dilakukan adalah memisahkan uang pribadi dari uang usaha. Kebiasaan mencampur keduanya membuat pencatatan lebih sulit dan dapat menyebabkan kamu salah menilai kondisi bisnis.
Jika memungkinkan, gunakan rekening atau dompet khusus untuk transaksi usaha. Pembayaran dari pelanggan masuk ke tempat tersebut, sedangkan biaya operasional dibayarkan dari dana yang sama.
Kalau kamu mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi, catat sebagai pengambilan pemilik, bukan sebagai biaya operasional biasa. Sebaliknya, jika kamu memasukkan uang pribadi untuk menambah modal, catat sebagai tambahan modal dan bukan pemasukan dari penjualan.
Pemisahan ini membuat laporan lebih mudah dibaca dan membantu kamu mengetahui berapa hasil usaha yang benar-benar diperoleh.
Catat Setiap Transaksi pada Hari yang Sama
Jangan menunggu akhir minggu atau akhir bulan untuk mengingat semua transaksi. Semakin lama ditunda, semakin besar kemungkinan ada pembayaran kecil yang terlupakan.
Biasakan mencatat transaksi sesegera mungkin setelah menerima pembayaran atau melakukan pengeluaran. Catatan tersebut minimal memuat tanggal, keterangan transaksi, kategori, jumlah uang, dan metode pembayaran.
Misalnya, saat membeli bahan baku Rp250.000, langsung masukkan transaksi tersebut ke buku kas atau spreadsheet. Ketika pelanggan membayar pesanan Rp175.000, catat pemasukan itu pada hari yang sama.
Jika transaksi cukup ramai, kamu bisa menggunakan rekap penjualan harian. Pastikan total rekap dapat ditelusuri kembali ke bukti transaksi agar pencatatan tetap bisa diperiksa.
Gunakan Format Tabel yang Sederhana
Kamu tidak perlu membuat laporan yang rumit untuk memulai. Gunakan tabel sederhana yang mudah dipahami dan konsisten digunakan setiap hari.
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Pemasukan | Pengeluaran |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Penjualan produk | Penjualan | Rp500.000 | — |
| 01/10 | Pembelian bahan | Bahan baku | — | Rp150.000 |
| 02/10 | Pembayaran pesanan | Penjualan | Rp350.000 | — |
| 02/10 | Biaya pengiriman | Operasional | — | Rp30.000 |
Tabel tersebut merupakan contoh format dasar. Kamu bisa menambahkan kolom nomor transaksi, nama pelanggan, bukti pembayaran, atau saldo berjalan sesuai kebutuhan usaha.
Kelompokkan Pemasukan dan Pengeluaran
Setelah memiliki format pencatatan, kelompokkan transaksi ke dalam kategori yang konsisten. Cara ini memudahkan kamu saat ingin mengetahui sumber pendapatan dan biaya terbesar.
Contoh kategori pemasukan:
- Penjualan tunai.
- Penjualan melalui transfer atau QRIS.
- Pembayaran jasa.
- Pendapatan lain yang berkaitan dengan usaha.
Contoh kategori pengeluaran:
- Pembelian bahan baku atau stok barang.
- Biaya kemasan dan pengiriman.
- Sewa, listrik, internet, dan kebutuhan tempat usaha.
- Gaji atau pembayaran tenaga kerja.
- Promosi dan biaya platform penjualan.
- Perawatan peralatan dan biaya operasional lainnya.
Gunakan nama kategori yang mudah dipahami. Jangan terlalu banyak membuat kategori yang hampir sama karena justru bisa membuat pencatatan membingungkan.
Simpan Bukti Setiap Transaksi
Catatan akan lebih mudah diperiksa jika dilengkapi bukti transaksi. Simpan struk belanja, nota pemasok, faktur, bukti transfer, dan laporan pembayaran dari platform penjualan.
Untuk bukti digital, kamu bisa membuat folder berdasarkan bulan atau kategori. Beri nama file dengan tanggal dan keterangan singkat agar mudah dicari kembali. Jika menyimpan bukti dalam bentuk fisik, gunakan map atau tempat khusus agar tidak tercecer.
Bukti transaksi juga membantu ketika jumlah pada catatan berbeda dengan saldo rekening atau uang tunai. Kamu dapat menelusuri transaksi yang belum tercatat atau angka yang salah dimasukkan.
Catat Penjualan yang Belum Dibayar
Jika kamu menerima pesanan dengan pembayaran belakangan, pisahkan transaksi tersebut dari uang yang benar-benar sudah diterima. Penjualan yang belum dibayar perlu dipantau agar kamu mengetahui berapa tagihan pelanggan yang masih harus ditagih.
Misalnya, pelanggan memesan barang senilai Rp800.000 pada tanggal 5 Oktober, tetapi baru membayar pada tanggal 12 Oktober. Catat tanggal transaksi dan status pembayarannya dengan jelas. Ketika uang diterima, perbarui catatan piutang dan penerimaan kas agar tidak terjadi pencatatan ganda.
Jika usaha menggunakan sistem akuntansi, waktu pengakuan pendapatan dapat berbeda dari waktu penerimaan uang. Untuk pembukuan sederhana, setidaknya pastikan penjualan yang belum dibayar tidak dianggap sebagai uang tunai yang sudah tersedia.
Periksa Saldo Kas dan Rekening Secara Berkala
Mencatat transaksi saja belum cukup. Kamu juga perlu membandingkan hasil pencatatan dengan uang tunai yang tersedia dan saldo rekening usaha.
Lakukan pemeriksaan harian jika transaksi cukup ramai atau setidaknya secara berkala sesuai skala usaha. Periksa apakah jumlah uang yang tercatat sesuai dengan kondisi sebenarnya. Untuk transaksi melalui marketplace atau layanan pembayaran, perhatikan juga biaya layanan, potongan, dan jadwal pencairan dana.
Jika ada selisih, jangan langsung mengubah angka agar terlihat cocok. Cari tahu penyebabnya, misalnya transaksi yang terlupa, salah memasukkan jumlah, pengembalian uang kepada pelanggan, atau biaya administrasi yang belum dicatat.
Cara Mencatat Pemasukan Menggunakan Buku Tulis, Spreadsheet, atau Aplikasi
Setiap usaha memiliki kebutuhan yang berbeda. Pilih alat pencatatan yang mudah digunakan secara konsisten, bukan yang paling rumit atau paling mahal.
Menggunakan Buku Kas Manual
Buku kas cocok untuk usaha kecil yang jumlah transaksinya belum terlalu banyak. Kamu hanya perlu menyediakan kolom tanggal, keterangan, pemasukan, pengeluaran, dan saldo.
Kelebihannya adalah sederhana, murah, dan tidak membutuhkan perangkat elektronik. Kekurangannya, perhitungan harus dilakukan dengan teliti dan pencarian transaksi lama bisa lebih memakan waktu.
Menggunakan Spreadsheet
Spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets bisa menjadi pilihan jika kamu ingin pencatatan yang lebih fleksibel. Kamu dapat membuat rumus penjumlahan, kategori transaksi, saldo berjalan, dan rekap bulanan.
Misalnya, buat kolom tanggal, nomor transaksi, keterangan, kategori, pemasukan, pengeluaran, dan saldo. Gunakan satu baris untuk satu transaksi agar data mudah diurutkan dan diperiksa.
Jika memakai spreadsheet online, atur akses file dengan baik dan simpan salinan cadangan secara berkala. Hindari memberikan akses pengeditan kepada orang yang tidak membutuhkannya.
Menggunakan Aplikasi Pembukuan
Aplikasi pembukuan dapat membantu mengelola transaksi, tagihan, stok, dan laporan secara lebih terstruktur. Pilihan ini cocok ketika transaksi mulai bertambah atau kamu membutuhkan laporan yang lebih lengkap.
Sebelum memilih aplikasi, periksa kemudahan penggunaan, biaya berlangganan, fitur ekspor data, keamanan akun, dan kesesuaian dengan kebutuhan usaha. Tidak semua bisnis memerlukan aplikasi berbayar. Jika spreadsheet masih cukup, kamu bisa menggunakannya terlebih dahulu.
Contoh Rekap Pemasukan dan Pengeluaran Bulanan
Setelah semua transaksi dicatat, buat rekap bulanan agar kamu bisa melihat gambaran umum kondisi keuangan. Berikut contoh sederhana untuk usaha kecil.
| Keterangan | Jumlah |
|---|---|
| Total pemasukan penjualan | Rp12.000.000 |
| Pembelian bahan atau stok | Rp4.500.000 |
| Biaya operasional | Rp2.000.000 |
| Biaya promosi dan pengiriman | Rp500.000 |
| Total pengeluaran yang dicontohkan | Rp7.000.000 |
| Selisih pemasukan dan pengeluaran tersebut | Rp5.000.000 |
Dalam contoh tersebut, selisih pemasukan dan pengeluaran adalah Rp5 juta. Namun, angka ini belum tentu sama dengan keuntungan bersih atau saldo kas akhir. Perhitungan laba perlu mempertimbangkan biaya yang relevan, sedangkan saldo kas juga dipengaruhi piutang, utang, pembelian aset, modal, dan transaksi lainnya.
Karena itu, gunakan rekap sederhana sebagai alat pemantauan awal. Jika usaha mulai berkembang atau membutuhkan laporan keuangan formal, pertimbangkan menggunakan pembukuan yang lebih terstruktur.
Tips Agar Konsisten Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran
Masalah terbesar sering kali bukan cara membuat tabel, melainkan menjaga kebiasaan mencatat setiap hari. Supaya tidak terasa merepotkan, cobalah beberapa tips berikut.
- Tentukan waktu khusus. Sisihkan 5–10 menit setelah operasional selesai untuk memeriksa transaksi hari itu.
- Gunakan format yang sederhana. Mulailah dari kolom yang benar-benar diperlukan, lalu tambahkan fitur ketika usaha berkembang.
- Simpan bukti di satu tempat. Hindari menyebarkan nota dan bukti pembayaran ke banyak folder atau aplikasi.
- Gunakan kode kategori yang konsisten. Misalnya, semua biaya pengiriman selalu memakai kategori yang sama.
- Periksa laporan setiap minggu. Cari transaksi yang belum tercatat dan periksa apakah biaya meningkat.
- Buat rekap setiap bulan. Bandingkan pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan modal dengan bulan sebelumnya.
- Libatkan orang yang bertanggung jawab. Jika ada karyawan yang menangani kas, tetapkan prosedur pencatatan dan pemeriksaan yang jelas.
Ingat, pencatatan yang sederhana tetapi dilakukan secara konsisten jauh lebih berguna daripada laporan rumit yang hanya dibuat sesekali.
Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran Usaha
Cara mencatat pemasukan dan pengeluaran usaha bisa dimulai dengan langkah sederhana: pisahkan uang pribadi dan uang usaha, catat transaksi pada hari yang sama, kelompokkan pemasukan serta pengeluaran, simpan bukti pembayaran, dan periksa saldo secara berkala.
Kamu bisa menggunakan buku kas, spreadsheet, atau aplikasi pembukuan sesuai kebutuhan. Yang terpenting, semua transaksi tercatat dengan jelas dan dapat ditelusuri kembali. Dengan kebiasaan ini, kamu lebih mudah mengetahui kondisi keuangan, mengendalikan biaya, dan merencanakan perkembangan usaha.
Jangan menunggu bisnis menjadi besar untuk mulai melakukan pembukuan. Semakin awal kamu membangun kebiasaan mencatat pemasukan dan pengeluaran, semakin mudah kamu menjaga keuangan usaha tetap teratur.
FAQ Seputar Pencatatan Keuangan Usaha
Apakah usaha kecil wajib mencatat pemasukan dan pengeluaran?
Pencatatan sangat dianjurkan untuk membantu pemilik usaha mengontrol arus kas, biaya, dan hasil bisnis. Kebutuhan serta kewajiban pembukuan formal dapat berbeda menurut bentuk usaha dan ketentuan yang berlaku, tetapi pencatatan transaksi tetap bermanfaat bahkan untuk bisnis rumahan.
Bagaimana cara mencatat pemasukan usaha harian?
Catat tanggal transaksi, keterangan penjualan, kategori, jumlah uang, dan metode pembayaran. Jika ada penjualan yang belum dibayar, beri tanda sebagai piutang agar tidak dianggap sebagai uang yang sudah diterima.
Apakah buku tulis cukup untuk pembukuan usaha kecil?
Ya, buku tulis dapat digunakan jika jumlah transaksi masih sederhana dan pencatatannya dilakukan dengan konsisten. Jika transaksi semakin banyak, spreadsheet atau aplikasi pembukuan bisa membantu mempercepat perhitungan dan pencarian data.
Seberapa sering laporan keuangan usaha harus diperiksa?
Transaksi sebaiknya dicatat setiap hari. Pemeriksaan saldo dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala sesuai volume transaksi, sedangkan rekap bulanan berguna untuk mengevaluasi perkembangan usaha dan merencanakan kebutuhan keuangan berikutnya.
Apa perbedaan saldo kas dan keuntungan usaha?
Saldo kas menunjukkan uang yang tersedia pada kas atau rekening, sedangkan keuntungan merupakan hasil perhitungan pendapatan dikurangi biaya yang relevan. Keduanya bisa berbeda karena adanya piutang, utang, pembelian aset, tambahan modal, dan transaksi lain. (*)